HelloTips
Hier vindt u bruikbare tips om het optimale uit het HelloProfs platform te halen. Wij plaatsen regelmatig nieuwe tips dus houd deze pagina in de gaten! Komt u ergens nog steeds niet uit? Neem dan gerust contact met ons op!
Gebruikt u nog geen HelloProfs? Registreer u dan meteen en doe met een gerust hart zaken met uw opdrachtgever of opdrachtnemer!
Offertes sturen naar opdrachtgevers buiten het systeem
Het leuke aan het werken met HelloProfs is dat u als opdrachtnemer nergens aan gelimiteerd bent. Dus ook niet bij het versturen van uw offertes. Met HelloProfs kunt u namelijk al uw offertes sturen naar (potentiële) opdrachtgevers die niet in het systeem van HelloProfs staan. Hoe doet u dit?
Bij het Offerte menu kunt u uw eigen offerte opstellen. Wanneer u klaar bent met de invulling hiervan, kunt u uw opdrachtgever kiezen die in het HelloProfs systeem staan. Maar u kunt ook opdrachtgevers zelf toevoegen die niet geregistreerd zijn in HelloProfs.
- U gaat hiervoor naar de “Mijn Bedrijf” pagina. Kies vervolgens voor het kopje “Klantbeheer”.
- Rechtsboven ziet u in het blauw “Nieuwe klant”. Klik hierop om een nieuwe klant aan te maken.
- Vul vervolgens alle relevante gegevens in van deze nieuwe klant.
- Als u klaar bent klikt u op “Opslaan”. Uw nieuwe opdrachtgever is aangemaakt en staat in uw systeem. Klaar om zaken mee te doen!
Het gebruiken van sjablonen
Het kan handig zijn om bepaalde documenten op te slaan, zodat je die op een later moment opnieuw kunt gebruiken. Zo’n document heet een sjabloon. In HelloProfs kun je sjablonen maken bij offertes en facturen.
Het scheelt u tijd en moeite als u gebruik maakt van sjablonen. Maakt u bijvoorbeeld een creditfactuur op? Dit is een mooi voorbeeld van een standaardtekst. In plaats van de standaardtekst iedere keer weer te moeten verzinnen, kunt u het volgende doen:
- Vul uw tekst die u wilt gebruiken als tekst voor uw creditfactuur.
- Klik op de blauwe knop “Sla sjabloon op”.
- U ziet al uw opgeslagen sjablonen onderin de pagina. Klik op deze sjablonen om ze te selecteren en te hergebruiken voor een volgende keer.
Efficiënt opmerkingen plaatsen
Als opdrachtgever wilt u wilt bovenop uw business zitten. En het zou mooi zijn als de communicatie met uw zzp’er snel en efficiënt kan. Met HelloProfs is dit geen probleem want met deze tip vertellen wij u hoe u een efficiënt berichtenverkeer kunt organiseren.
Stel u keurt als opdrachtgever een offerte niet goed. Laat dan weten waarom niet. U kunt dit doen door op een binnenkomende offerte te klikken, en onderaan het scherm bij “Communicatie” uw reden tot afwijzing in te vullen. Zo weet de opdrachtnemer waar diegene aan toe is, én geeft het hem/haar de kans om de offerte desnoods aan te passen.
- U krijgt bericht per e-mail als u een offerte toegestuurd heeft gekregen. Klik op de link in de mail om meteen de offerte in te zien.
- U kiest ervoor om de offerte wel of niet goed te keuren.
- Onderaan de pagina kunt u de reden invullen voor goed/afkeuring.
- Klik op opmerking plaatsen. U ziet alle opmerkingen die over en weer geplaatst zijn overzichtelijk onder elkaar.