FAQ
Algemeen
Voor het maken van een HelloProfs-account heeft u een geldig zakelijk e-mailadres en een KvK nummer nodig. Daarnaast moet u akkoord gaan met onze algemene voorwaarden en privacyverklaring.
Nadat u dit deel van het aanmeldingsproces heeft voltooid, sturen wij een bevestigingsmail en kunt u verder met het aanmeldingsproces.
Voer vervolgens uw bedrijfsnaam in en maak een wachtwoord aan. Nadat u deze gegevens hebt verstrekt, sturen wij een e-mail ter bevestiging van de registratie van het account. Zodra u het bevestigd heeft kunt u gelijk met ons platform aan de slag.
U moet als ondernemer ingeschreven staan in het KvK handelsregister. Bij het aanmaken van een account vult u dus uw KvK-nummer in. Dit nummer hebben wij nodig om te verifiëren of u wel ondernemer bent. Ook is het KvK-nummer nodig om contracten op te stellen.
U kunt uw wachtwoord wijzigen of opnieuw instellen door naar “Mijn Profiel” te gaan. Klik vervolgens rechtsboven op uw eigen profiel. Dan kunt u naar het kopje Account gaan en daar kunt u uw wachtwoord opnieuw instellen of wijzigen
Bij de ondernemingsstatus zijn er 8 vragen over de opdrachtnemer. Dit moet u invullen als opdrachtnemer, omdat het contract juridisch waterdicht is.
Bij Assurantie moet u aangeven of u bent verzekerd voor ondernemersrisico’s. U kunt dit controleren door een kopie op te vragen bij uw verzekeringspolis. Wanneer u wel degelijk bent verzekerd kunt u ja aanvinken en wanneer u het niet bent dan drukt u op nee. Het is belangrijk om te weten welke risico’s de ondernemer heeft verzekerd en of hij überhaupt verzekerd is. Daarnaast is het niet verzekeren voor bedrijfsaansprakelijkheid een negatieve weging voor het ondernemerschap.
Bij algemene voorwaarden kunt u kiezen of uw wilt gebruik maken van de algemene voorwaarden voor uw dienstverlening. Ondernemers zonder algemene voorwaarden hebben geen juridische onderbouwing voor de dienstverlening die ze aanbieden. Via HelloProfs hebben ze eenvoudige uniforme algemene voorwaarden. Daarnaast kunnen gebruikers ook zelf algemene voorwaarden hebben of laten maken. Geen algemene voorwaarden is wederom een negatieve weging voor het ondernemerschap.
In het kopje flexibele schil geeft u aan dat u wordt ingehuurd voor het verrichten van gespecialiseerde werkzaamheden of activiteiten die bestaan uit het opvangen van de arbeidspieken.Ondernemers kunnen alleen worden ingehuurd bij arbeidspieken, als deze in hun vakgebied als professional opereren en zelfstandig werken. Wij adviseren ondernemers als gediplomeerd professional te opereren. Dan kan er worden gekozen: of arbeidspieken, of gespecialiseerde opdrachten.
Het volgende kopje bevat de mate van zelfstandigheid. Hier kiest u of u een hoge mate van zelfstandigheid heeft, een gemiddelde of juist een lage mate van zelfstandigheid. Met een hoge mate van zelfstandigheid is er sprake van volledige autonomie. Bij gemiddelde zelfstandigheid neemt u de werkwijze over van de opdrachtgever. Bij een lage mate van zelfstandigheid wordt de werkwijze en uitleg van de werkzaamheden verkregen van de opdrachtgever. De wet DBA verlangt een bepaalde mate van zelfstandigheid in combinatie met professionaliteit. Dit kan hoog zijn of gemiddeld.
Het kopje professionaliteit bevat de mate waarin u als professional werkzaam bent in uw vakgebied. U kunt ervoor kiezen om werkzaam te zijn als specialist of dat u werkzaamheden verricht volgens vast omschreven activiteiten. Ook bestaat de optie om voor beide te kiezen.
Bij risicostatus wordt gevraagd of u als opdrachtnemer aansprakelijk bent wanneer u zich niet houdt aan de opdrachtspecificaties. Ondernemers lopen bij hun opdrachten altijd risico’s welke verband houden met het vakgebied. Ook als dit is verzekerd betekent dit dat het juridische risico bij de opdrachtnemer/ ondernemer ligt.
Bij debiteurenstatus wordt er gevraagd of het betalingsrisico bij de opdrachtnemer ligt. Ondernemers hebben altijd betalingsrisico, dus dit is altijd ja. Wanneer u nee beantwoord is er sprake van schijnzelfstandigheid.
In het kopje materieel wordt er gevraagd of de opdrachtgever materieel verzorgd of dat ieder zijn eigen materieel verzorgd. Ondernemers die geen, of voor een deel eigen materieel hebben, kunnen dit beschikbaar gesteld krijgen van de opdrachtgever. Dit is in elke bedrijfstak verschillend en afhankelijk van het vakgebied. Ondernemers die voor een deel eigen materieel gebruiken en ook gebruik maken van materieel van de opdrachtgever kunnen bij deze keuze “Ja, eigen materieel” invullen.
Allereerst kiest u uw eigen logo. Het bestand kan geüpload worden in een .JPEG of .PNG-formaat. We raden .PNG aan, omdat het de kwaliteit van u logo versterkt. Wanneer u uw logo heeft gekozen, logt u in op HelloProfs. Wanneer u ingelogd hebt drukt u op “Mijn Profiel”. Vanaf “Mijn Profiel” klikt u op “Gegevens onderneming”. Daar staat het kopje bedrijfslogo. Klik op “Logo uploaden”, kies uw bestand en het wordt automatisch toegevoegd als uw logo. U hoeft alleen nog maar op opslaan drukken en het logo is toegevoegd aan uw profiel.
Als u op “Mijn profiel” klikt dan komt u bij uw profiel terecht. Dan klikt u op “Gegevens onderneming”. Als u naar beneden scrollt ziet u daar uw adres staan. Deze kunt u veranderen naar uw nieuwe adres
Uw account kan verwijdert worden door een mailtje te sturen naar info@helloprofs.nl. Hier kunt u uw mailadres gegevens naartoe sturen en dan zult u een mailtje krijgen als uw account is verwijdert.
Om uw Social Media accounts toe te voegen aan uw profiel logt u allereerst in bij HelloProfs. Dan klikt u op het kopje “Mijn profiel”, daar vindt u het kopje Social Media. U kunt daar uw Facebook ID, Twitter, of LinkedIn account toevoegen.
Opdrachtgever
Als u een inkoopopdracht heeft aangemaakt kunnen opdrachtnemers offertes uitbrengen op deze inkoopopdrachten. Als zij dit doen krijgt u een melding per e-mail. U kunt offertes bekijken onder ‘offertes’ in de balk zoals hiernaast weergegeven, of onder ‘Recente offertes’ op het dashboard. Onder ‘Offertes’ staan de offertes gerangschikt op basis van de volgende statussen:
– Afwachtende goedkeuring
– Goedgekeurd
– Afgekeurd
Als u een offerte afwachtende goedkeuring opent kunt u de offerte in zijn geheel bekijken, als u hiermee klaar bent kunt u bij ‘Acties’ de offerte goedkeuren, afkeuren of exporteren als pdf om deze te downloaden. Onder het kopje ‘Communicatie’ kunt u vragen en/of opmerkingen sturen naar de opdrachtnemer. Deze correspondentie is alleen zichtbaar voor u en de opdrachtnemer.
Als u de offerte van de opdrachtnemer goedgekeurd heeft zal de opdrachtnemer de offerte omzetten in een contract. Als de opdrachtnemer dit doet krijgt u hiervan bericht per e-mail en kunt het contract bekijken onder het tabblad ‘Contracten’. Als u het contract elders wilt archiveren kunt u onderaan het contract klikken op ‘Exporteren als pdf’.
Als u een contract bent aangegaan met de opdrachtnemer kunnen de werkzaamheden beginnen. De opdrachtnemer verantwoordt zijn uren onder het tabblad ‘Werkorders’. Als de opdrachtnemer een werkorder klaar zet krijgt u hiervan bericht per e-mail. U kunt de werkorder openen en de volgende acties uitvoeren: Goedkeuren, Afwijzen of exporteren als pdf.
Als de werkorder door u is goedgekeurd kan de opdrachtnemer deze omzetten in een factuur. U krijgt bericht per e-mail als dit gedaan is. U kunt uw facturen raadplegen onder het tabblad ‘Facturen’. Als u een factuur opent kunt u deze exporteren als CSV-bestand om deze vervolgens in te lezen in uw administratie. Ook kunt u de facturen exporteren als pdf.
Zodra u de offerte via HelloProfs heeft ontvangen, kunt u een voorwaardenpakket toevoegen aan de offerte door een of meer bestanden te uploaden onder het kopje “Voorwaarden van de opdrachtgever”. Deze worden dan ter goedkeuring aangeboden aan de opdrachtnemer, die via e-mail op de hoogte wordt gesteld. Als de opdrachtnemer bezwaren heeft met betrekking tot de voorwaarden, dan heeft u de kans om deze aan te passen, door het gehele voorwaardenpakket in te trekken en een nieuw (herzien) pakket toe te voegen.
Zodra de opdrachtnemer zijn akkoord heeft gegeven, kunt u de gehele offerte goedkeuren zodat de opdrachtnemer er een contract van kan maken.
Let op: U kunt geen voorwaarden meer toevoegen als u al akkoord bent gegaan met de offerte. U kunt de voorwaarden ook niet meer intrekken als de opdrachtnemer akkoord is gegaan met de voorwaarden.
De opdrachtnemer zal een melding krijgen als u een offerte ondertekent. Daarna kan hij doorgaan met de volgende stap in het proces: het maken van het contract.
Zodra de offerte is omgezet in een contract, ontvangt u er melding van via e-mail, en kunt u het contract zien in uw overzicht.
Als opdrachtgever ziet u op uw dashboard rechts onderin de inkoop opdrachten. Als u op “Toon alles” klikt komt u op de pagina waar al uw inkoopopdrachten staan. Hier kunt u alle inkoopopdrachten overzien en kunt u ze bewerken of verwijderen. Wanneer u nog geen inkoopopdracht hebt uitstaan kunt u op “Toevoegen” klikken. Hier kunt u gelijk alles invullen om de inkoopopdracht aan te bieden.
U kunt als opdrachtgever op twee manieren een mailinggroep aanmaken. Ten eerste bij de inkoopopdrachten. Wanneer u op “Toon alles” klikt, rechts onderaan op het dashboard, staat er bovenin “mailinggroepen”. Een tweede manier om bij de mailinggroepen te komen is om rechtsboven op “Mijn profiel” te klikken. Dan staat ook daar bovenin een kopje met “mailinggroepen”. U ziet vervolgens daar een overzicht met al uw mailinggroepen. Wanneer u nog geen mailinggroep heeft aangemaakt klikt u op “Nieuwe mailinggroep”. Daar kunt u uw mailinggroep een naam geven. Daarna kunt u selecteren welke ZZP-ers in welke groep komen. Als u dan op aanmaken klikt heeft u een mailinggroep aangemaakt.
Opdrachtnemer
U kunt checken of uw opdrachtgever bij HelloProfs is aangesloten door op “Zoeken” te klikken. Daar kunt u kijken of uw opdrachtgever er tussen staat. Als uw opdrachtgever nog niet is aangesloten kunt u verder kijken naar de vraag: Hoe maak ik een opdrachtgever aan?
Als uw opdrachtgever niet aangesloten is bij HelloProfs, kunt u zelf de opdrachtgever aanmaken. Klik hiervoor op ‘nieuwe klant’ onder het tabblad ‘Klantbeheer’. Vul de gegevens van de opdrachtgever in en druk op ‘Opslaan’.
Om een offerte aan te maken klikt u op ‘Nieuwe Offerte’ onder het tabblad ‘Offertes’. ook kunt u reageren op een inkooporder die via de mail is binnengekomen of open staat onder inkoopopdrachten. Vervolgens beschrijft u uw ‘ondernemersstatus’ door aan te vinken wat op u van toepassing is. Dit zijn vragen welke in de opdrachtovereenkomst worden opgenomen en verband houden met hoe de overeenkomst wordt aangegaan, hoe de gezagsverhouding is, de mate van ondernemen en de zelfstandigheid van de ondernemer.
Als u uw offerte heeft afgerond en opgeslagen kunt u deze versturen naar uw opdrachtgever. Dit doet u door te drukken op ‘Ondertekenen en verzenden’. Let op! Als uw opdrachtgever niet is aangesloten bij HelloProfs moet u de offerte eerst exporteren en deze vervolgens zelf versturen naar de opdrachtgever. Als de offerte verstuurd is verplaatst de offerte in het offerteoverzicht van ‘pro forma’ naar ‘in onderhandeling’. Als de opdrachtgever de offerte heeft goedgekeurd of afgekeurd krijgt u hiervan bericht per e-mail. Als de offerte is goedgekeurd door de opdrachtgever kunt u deze gaan omzetten naar een contract. Dit doet u als volgt:
– Ga naar ‘Offertes’
– Selecteer de juist offerte onder ‘Goedgekeurde offertes’.
– Klik onder ‘Acties’ op ‘omzetten naar contract’.
Als u het contract heeft gegenereerd kunt u deze vervolgens omzetten in een werkorder. Hier kunt u uw gewerkte uren bijhouden en communiceren met de opdrachtgever. Dit doet u door het juiste contract te openen onder het tabblad ‘Contracten’ en onderaan het contract te klikken op ‘Werkorder invoeren’. Hier kunt u invullen hoeveel uren u gemaakt heeft sinds de laatste werkorder. Als u uw uren heeft ingevuld drukt u op ‘Opslaan’. De werkorder komt dan in het overzicht te staan onder het tabblad ‘Werkorders’. U kunt de werkorder exporteren als pdf, deze verzenden naar de opdrachtgever of deze meteen omzetten in een factuur. Als u de werkorder heeft verzonden naar de opdrachtgever kan deze de order goedkeuren of afwijzen. Zodra dit gebeurd is krijgt u bericht per e-mail.
Als de opdrachtgever uw werkorder heeft goedgekeurd kunt u deze omzetten in een factuur. Dit doet u door de werkorder te openen onder het tabblad ‘Werkorders’. Onderaan de pagina kunt u klikken op ‘Omzetten naar factuur’. Zodra u dit gedaan heeft krijgt uw opdrachtgever bericht per e-mail en kunt u de factuur raadplegen onder het tabblad ‘Facturen’. U kunt uw facturen exporteren als pdf of als CSV-bestand om deze toe te voegen aan uw administratie software. Facturen die u zonder goedkeuring van de werkorder omzet in een factuur, krijgen een goedkeuring met een vermelding ‘gefactureerd zonder goedkeuring werkorder’. Ook wordt dit onder de tab ‘werkorder’ in een apart kopje vermeld onder ‘Meteen omgezet in factuur’.
Als het een opdrachtgever betreft die zich ook heeft aangemeld bij HelloProfs, wordt er een e-mail gestuurd naar de opdrachtgever ter kennisgeving en komt uw offerte in het overzicht van de opdrachtgever terecht.
Deze kan vervolgens uw offerte goed- of afkeuren, commentaar erop geven en voorwaarden eraan verbinden.
Als de opdrachtgever zich (nog) niet heeft aangemeld bij HelloProfs, kunt u de offerte zelf opsturen via e-mail of per post. Dit kan met de exportfunctie.
Binnenkort kunt u opdrachtgevers ook uitnodigen om deel te nemen aan HelloProfs. Dit maakt het digitaal accorderen voor u en de opdrachtgever makkelijker.
U kunt bij het tabje ‘Klantbeheer’ zelf een opdrachtgever aanmaken. Omdat de opdrachtgever zich niet heeft aangemeld bij HelloProfs, werkt het digitaal accorderen anders: u moet zelf de offerte exporteren en opsturen naar de opdrachtgever. Als deze vervolgens is goed- of afgekeurd, kunt u dat bij de offerte aangeven. Daarna kunt u de offerte omzetten in een automatisch op maat gesneden contract.
Bij het maken van een nieuwe offerte kiest u bij de vraag “Maakt u gebruik van algemene voorwaarden voor uw dienstverlening?” voor de optie “Ja, algemene voorwaarden via HelloProfs”.
Op basis van de overige vragen stellen wij de algemene voorwaarden samen. Binnenkort kunt u verwachten dat HelloProfs deze voorwaarden nog beter toespitst op uw branche en uw werkzaamheden.
De algemene voorwaarden worden automatisch bij de offerte gevoegd.
U kunt een creditfactuur aanmaken door bij het menu op facturen te klikken. Daar klikt u op de knop “Creditfactuur aanmaken”. Hier kunt u een nieuwe creditfactuur aanmaken. Wanneer u een nieuwe heeft opgeslagen staat deze bij “Crediteringen”.
Betaalmethoden
Wij maken gebruik van iDEAL. Wij ondersteunen nog geen credit cards en PAYPAL.
Als u zich heeft geregistreerd voor een standaard gratis account, dan kunt u zich op ieder moment ook registreren van het premium account. U kiest simpelweg voor het premium pakket door op de “registreer nu!” knop te klikken.
Privacy
Wij vinden het belangrijk dat uw persoonlijke gegevens goed worden beschermd. Wij delen dan ook nooit persoonlijke informatie met derden. Voor onze privacy policy verwijzen we u graag naar de website van Peopleassist.
We gebruiken functionele cookies om ervoor te zorgen dat u niet steeds opnieuw in hoeft te loggen.
Naast functionele cookies gebruiken we cookies die, anoniem, het gedrag van onze bezoekers volgen. Zo kunnen we onze website blijven verbeteren, en weten we beter waar u als gebruiker naar op zoek bent.