FAQ
In de FAQ van helloprofs.nl vind je de meest gestelde vragen over ons zzp platform. Nog meer vragen? Neem dan gerust contact met ons op.
Algemeen
helloprofs.nl is een gebruiksvriendelijk platform waarmee je eenvoudig en zonder tussenkomst van derden je zakelijke overeenkomsten regelt. Via ons platform kun je reageren op inkoopopdrachten, en snel offertes, werkorders en facturen opstellen en versturen. Het biedt een complete oplossing voor de samenwerking tussen zzp’ers (opdrachtnemers) en opdrachtgevers, van offerte tot betaling.
Om een account aan te maken bij helloprofs.nl, heb je een geldig zakelijk e-mailadres en een KvK-nummer nodig. Daarnaast vragen we je akkoord te gaan met onze algemene voorwaarden en privacyverklaring.
Na het voltooien van dit eerste deel van het aanmeldingsproces, ontvang je een bevestigingsmail. Klik op de link in de mail om door te gaan met je registratie.
Vervolgens voer je jouw bedrijfsnaam in en maak je een wachtwoord aan. Na het invullen van deze gegevens ontvang je een e-mail ter bevestiging van je registratie. Zodra je de registratie hebt bevestigd, kun je direct aan de slag met ons platform.
Om een account aan te maken bij helloprofs.nl, moet je als ondernemer ingeschreven staan in het KvK-handelsregister. Tijdens het aanmeldingsproces vul je je KvK-nummer in. Dit nummer is noodzakelijk om te verifiëren of je daadwerkelijk ondernemer bent. Daarnaast is het KvK-nummer vereist voor het opstellen van contracten.
Als je je wachtwoord bent vergeten, kun je op deze link klikken om je wachtwoord opnieuw in te stellen. Als je om een andere reden niet kunt inloggen, neem dan contact met ons op via info@helloprofs.nl. We helpen je graag verder.
Om je wachtwoord te wijzigen of opnieuw in te stellen, ga je naar “Mijn Profiel”. Klik vervolgens rechtsboven op je eigen profiel. Onder het kopje “Account” kun je je wachtwoord aanpassen of opnieuw instellen.
Het invullen van je BTW-nummer is verplicht, omdat dit nummer vermeld moet worden in het contract. Daarnaast gebruiken we het BTW-nummer als een extra verificatie om te controleren of je de juiste ondernemer bent.
De ondernemingsstatus bestaat uit acht vragen die betrekking hebben op de opdrachtnemer. Het invullen van deze vragen is verplicht, omdat het essentieel is voor het juridisch waterdicht maken van het contract.
- Assurantie- Je wordt gevraagd aan te geven of je verzekerd bent voor ondernemersrisico’s. Dit kun je controleren door een kopie van je verzekeringspolis op te vragen. Als je verzekerd bent, vink dan “ja” aan, anders kies je “nee”. Het is belangrijk om te weten welke risico’s je hebt verzekerd, en of je überhaupt verzekerd bent. Geen verzekering voor bedrijfsaansprakelijkheid kan een negatieve invloed hebben op je ondernemerschap.
- Algemene voorwaarden- Je kunt aangeven of je gebruik wilt maken van de algemene voorwaarden voor je dienstverlening. Ondernemers zonder algemene voorwaarden missen de juridische onderbouwing voor de diensten die zij aanbieden. Via helloprofs.nl kun je eenvoudig gebruik maken van uniforme algemene voorwaarden, maar je kunt ook je eigen voorwaarden toevoegen. Geen algemene voorwaarden kan opnieuw een negatieve invloed hebben op je ondernemerschap.
- Flexibele schil- In dit gedeelte geef je aan of je wordt ingehuurd voor gespecialiseerde werkzaamheden of om arbeidspieken op te vangen. Ondernemers kunnen alleen worden ingehuurd voor arbeidspieken als ze als professionals opereren en zelfstandig werken. Het wordt aangeraden om als gediplomeerd professional te werk te gaan. Je kunt kiezen tussen ‘arbeidspieken’ of ‘gespecialiseerde opdrachten’.
- Mate van zelfstandigheid- Hier geef je aan hoe zelfstandig je werkt. Hier kies je of je een hoge mate van zelfstandigheid, een gemiddelde of juist een lage mate van zelfstandigheid hebt. Met een hoge mate van zelfstandigheid is er sprake van volledige autonomie. Bij gemiddelde zelfstandigheid neem je de werkwijze over van de opdrachtgever. Bij een lage mate van zelfstandigheid wordt de werkwijze en uitleg van de werkzaamheden verkregen van de opdrachtgever. De wet DBA verlangt een bepaalde mate van zelfstandigheid in combinatie met professionaliteit. Dit kan hoog zijn of gemiddeld.
- Professionaliteit- In dit gedeelte kies je hoe professioneel je werkt in je vakgebied. Je kunt aangeven of je werkt als specialist of dat je volgens vast omschreven werkzaamheden opereert. Je kunt ook beide opties kiezen, afhankelijk van je situatie.
- Risicostatus- Bij risicostatus wordt gevraagd of je als opdrachtnemer aansprakelijk bent wanneer je je niet houdt aan de opdrachtspecificaties. Ondernemers lopen altijd risico’s die verband houden met hun vakgebied. Ook als deze risico’s zijn verzekerd, blijft het juridische risico bij de opdrachtnemer/ondernemer liggen.
- Debiteurenstatus- Hier wordt gevraagd of het betalingsrisico bij de opdrachtnemer ligt. Aangezien ondernemers altijd een betalingsrisico lopen, moet je altijd “ja” aanvinken. Als je “nee” zou antwoorden, kan dit wijzen op schijnzelfstandigheid.
- Materieel- In dit gedeelte geef je aan of je de benodigde materialen zelf verzorgt of dat de opdrachtgever dit doet. Ondernemers die geen of slechts gedeeltelijk eigen materieel hebben, kunnen dit mogelijk van de opdrachtgever krijgen. Afhankelijk van je vakgebied kan het gebruik van eigen of opdrachtgever materieel variëren. Als je deels eigen materieel gebruikt, kun je “Ja, eigen materieel” invullen.
Volg de onderstaande stappen om je bedrijfslogo toe te voegen aan je account:
- Kies je bedrijfslogo in .JPEG of .PNG-formaat. We raden .PNG aan, omdat dit de kwaliteit van je logo beter behoudt.
- Log in op helloprofs.nl en ga naar “Mijn Profiel”.
- Klik op “Gegevens onderneming” en zoek het kopje “Bedrijfslogo”.
- Klik op “Logo uploaden”, selecteer het bestand van je logo en het wordt automatisch toegevoegd.
- Vergeet niet op “Opslaan” te klikken om de wijziging door te voeren.
Na deze stappen is je logo succesvol toegevoegd aan je profiel.
Volg deze stappen om de adresgegevens van je bedrijf te wijzigen:
- Klik op “Mijn Profiel” om naar je profiel te gaan.
- Selecteer “Gegevens onderneming”.
- Scroll naar beneden totdat je je huidige adres ziet.
- Pas het adres aan naar je nieuwe gegevens.
Om je account te verwijderen, stuur je een e-mail naar info@helloprofs.nl. Vermeld in de e-mail je geregistreerde e-mailadres. Je ontvangt een bevestigingsmail zodra je account is verwijderd.
Volg deze stappen om je social media-accounts toe te voegen aan je profiel:
- Log in op helloprofs.nl.
- Klik op “Mijn profiel”.
- Scroll naar het gedeelte “Social Media”.
- Voeg je Facebook ID, Twitter- of LinkedIn-account toe.
Na het invullen van je gegevens worden je social media-accounts gekoppeld aan je profiel.
Opdrachtgever
Volg deze stappen om je eerste opdracht aan te maken:
- Vul een korte omschrijving, provincie, branche en de looptijd van de opdracht in.
- Voeg een gedetailleerdere omschrijving toe.
- Vink ‘Ja’ aan als je de opdracht naar zzp’ers in het helloprofs.nl-netwerk wilt sturen, zodat zij een offerte voor je kunnen maken.
- Zodra dit is gelukt, kun je je opdracht bekijken onder ‘Inkoopopdrachten’.
- Je kunt ook je profiel en bedrijfsgegevens aanpassen.
Nadat je een inkoopopdracht hebt aangemaakt, kunnen opdrachtnemers offertes indienen. Je ontvangt een e-mailmelding zodra een offerte is ingediend. Om offertes te bekijken, kun je naar ‘Offertes’ in de bovenste balk gaan, of naar ‘Recente offertes’ op je dashboard.
De offertes worden onder ‘Offertes’ gerangschikt op basis van de volgende statussen:
- Afwachtende goedkeuring
- Goedgekeurd
- Afgekeurd
Wanneer je een offerte in de status ‘Afwachtende goedkeuring’ opent, kun je de offerte in zijn geheel bekijken. Na het bekijken kun je de offerte goedkeuren, afkeuren of exporteren naar PDF om deze te downloaden via de knop ‘Acties’.
Onder ‘Communicatie’ kun je vragen of opmerkingen sturen naar de opdrachtnemer. Deze correspondentie is alleen zichtbaar voor jou en de opdrachtnemer.
Wanneer je de offerte van de opdrachtnemer hebt goedgekeurd, zal de opdrachtnemer de offerte omzetten in een contract. Je ontvangt een e-mailmelding zodra het contract is aangemaakt.
Het contract is vervolgens te bekijken onder het tabblad ‘Contracten’. Als je het contract ergens anders wilt opslaan, kun je onderaan het contract op ‘Exporteren als PDF’ klikken om het document te downloaden.
Nadat je een contract hebt afgesloten met de opdrachtnemer, kunnen de werkzaamheden beginnen. De opdrachtnemer registreert zijn uren onder het tabblad ‘Werkorders’. Wanneer de opdrachtnemer een werkorder heeft ingediend, ontvang je een e-mailmelding.
Je kunt de werkorder openen en de volgende acties uitvoeren:
- Goedkeuren
- Afwijzen
- Exporteren als PDF (om de werkorder te downloaden)
Nadat je de werkorder hebt goedgekeurd, kan de opdrachtnemer deze omzetten in een factuur. Je ontvangt een e-mailmelding zodra dit is gebeurd.
Je kunt de facturen raadplegen onder het tabblad ‘Facturen’. Wanneer je een factuur opent, kun je de volgende acties uitvoeren:
- Exporteren als CSV-bestand om de factuur in je administratie in te lezen.
- Exporteren als PDF om de factuur te downloaden.
Nadat je een offerte via helloprofs.nl hebt ontvangen, kun je (inkoop)voorwaarden toevoegen door een of meer bestanden te uploaden onder het kopje “Voorwaarden van de opdrachtgever”. Deze voorwaarden worden ter goedkeuring aangeboden aan de opdrachtnemer, die via e-mail op de hoogte wordt gesteld.
Als de opdrachtnemer bezwaren heeft tegen de voorwaarden, kun je het gehele voorwaardenpakket intrekken en een nieuw (herzien) pakket uploaden.
Zodra de opdrachtnemer akkoord gaat, kun je de gehele offerte goedkeuren, zodat de opdrachtnemer de offerte kan omzetten in een contract.
Let op: Je kunt geen voorwaarden meer toevoegen of intrekken zodra je akkoord hebt gegeven met de offerte, of als de opdrachtnemer akkoord is gegaan met de voorwaarden.
Wanneer je een offerte ondertekent, ontvangt de opdrachtnemer een melding. Hij kan dan doorgaan met de volgende stap in het proces: het opstellen van het contract.
Zodra de offerte is omgezet in een contract, ontvang je een e-mailmelding en kun je het contract in je overzicht bekijken.
Als opdrachtgever zie je op je dashboard rechts onderin de sectie ‘Inkoopopdrachten’. Door op ‘Toon alles’ te klikken, ga je naar de pagina waar al je inkoopopdrachten staan. Hier kun je je inkoopopdrachten inzien, bewerken of verwijderen.
Als je nog geen inkoopopdracht hebt uitstaan, kun je op ‘Toevoegen’ klikken. Vervolgens vul je de benodigde informatie in om de inkoopopdracht aan te bieden.
Als opdrachtgever kun je op twee manieren een mailinggroep aanmaken:
Via de inkoopopdrachten: Klik op ‘Toon alles’ rechts onderin je dashboard. Bovenin de pagina zie je de sectie ‘Mailinggroepen’.
Via je profiel: Klik rechtsboven op ‘Mijn profiel’. Ook daar vind je bovenin het kopje ‘Mailinggroepen’.
Op beide locaties zie je een overzicht van je bestaande mailinggroepen. Als je nog geen mailinggroep hebt aangemaakt, klik dan op ‘Nieuwe mailinggroep’. Geef de groep een naam en selecteer welke zzp’ers je in de groep wilt plaatsen. Klik vervolgens op ‘Aanmaken’ om de mailinggroep op te slaan.
Opdrachtnemer
Je kunt controleren of je opdrachtgever bij helloprofs.nl is aangesloten door op ‘Zoeken’ te klikken. Hier kun je zoeken of je opdrachtgever in het systeem staat.
Als je opdrachtgever nog niet is aangesloten, kun je meer informatie vinden in de volgende vraag: ‘Hoe maak ik een opdrachtgever aan?’.
Als je opdrachtgever nog niet is aangesloten bij helloprofs.nl, kun je deze zelf aanmaken. Ga naar het tabblad ‘Klantbeheer’ en klik op ‘Nieuwe klant’. Vul de gevraagde gegevens van de opdrachtgever in en klik op ‘Opslaan’ om de opdrachtgever toe te voegen.
Om een offerte aan te maken, klik je op ‘Nieuwe Offerte’ onder het tabblad ‘Offertes’. Je kunt ook reageren op een inkooporder die via e-mail is binnengekomen of openstaat onder ‘Inkoopopdrachten’.
Vervolgens geef je je ‘ondernemersstatus’ aan door de relevante opties aan te vinken. Deze vragen worden opgenomen in de opdrachtovereenkomst en hebben betrekking op de manier waarop de overeenkomst wordt aangegaan, de gezagsverhouding, de mate van ondernemerschap en de zelfstandigheid van de ondernemer
Als je de offerte hebt afgerond en opgeslagen, kun je deze naar je opdrachtgever versturen door op ‘Ondertekenen en verzenden’ te klikken.
Let op: Als je opdrachtgever niet is aangesloten bij helloprofs.nl, moet je de offerte eerst exporteren en zelf naar de opdrachtgever versturen.
Na het versturen van de offerte, wordt deze in het offerteoverzicht verplaatst van ‘Pro forma’ naar ‘In onderhandeling’. Je ontvangt een e-mail zodra de opdrachtgever de offerte heeft goedgekeurd of afgekeurd. Als de offerte is goedgekeurd, kun je deze omzetten naar een contract door de volgende stappen te volgen:
- Ga naar ‘Offertes’.
- Selecteer de goedgekeurde offerte onder ‘Goedgekeurde offertes’.
- Klik onder ‘Acties’ op ‘Omzetten naar contract’.
Nadat je het contract hebt gegenereerd, kun je dit omzetten in een werkorder. In de werkorder kun je je gewerkte uren bijhouden en communiceren met de opdrachtgever. Volg de volgende stappen:
- Open het juiste contract onder het tabblad ‘Contracten’.
- Klik onderaan het contract op ‘Werkorder invoeren’.
- Vul het aantal uren in dat je hebt gewerkt sinds de laatste werkorder.
- Klik op ‘Opslaan’.
De werkorder wordt nu weergegeven onder het tabblad ‘Werkorders’. Hier kun je de werkorder:
- Exporteren als PDF.
- Verzenden naar de opdrachtgever.
- Direct omzetten in een factuur.
Wanneer je de werkorder naar de opdrachtgever hebt verzonden, kan deze de werkorder goedkeuren of afwijzen. Je ontvangt een e-mail zodra de opdrachtgever een beslissing heeft genomen.
Wanneer de opdrachtgever jouw werkorder heeft goedgekeurd, kun je deze omzetten in een factuur. Volg de onderstaande stappen:
- Open de werkorder onder het tabblad ‘Werkorders’.
- Klik onderaan de pagina op ‘Omzetten naar factuur’.
Na het omzetten van de werkorder naar een factuur, ontvangt je opdrachtgever een e-mailnotificatie. De factuur is vervolgens beschikbaar onder het tabblad ‘Facturen’. Hier kun je de factuur exporteren als PDF of als CSV-bestand om de factuur toe te voegen aan je administratie software.
Let op: Als je de werkorder omzet naar een factuur zonder goedkeuring, wordt de factuur gemarkeerd met de vermelding ‘Gefactureerd zonder goedkeuring werkorder’. Deze factuur wordt ook in een apart kopje vermeld onder de tab ‘Werkorders’ bij ‘Meteen omgezet in factuur’.
Wanneer je een offerte ondertekent, gebeurt het volgende:
-
Als de opdrachtgever is aangemeld bij helloprofs.nl:
- De opdrachtgever ontvangt een e-mail ter kennisgeving.
- De offerte verschijnt in het overzicht van de opdrachtgever.
- De opdrachtgever kan de offerte goedkeuren, afkeuren, commentaar geven en eventuele voorwaarden toevoegen.
-
Als de opdrachtgever nog niet is aangemeld bij helloprofs.nl:
- Je kunt de offerte zelf opsturen via e-mail of per post. Dit kun je doen met de exportfunctie.
Als je een opdrachtgever hebt die niet is aangemeld bij helloprofs.nl, kun je deze zelf toevoegen onder het tabblad ‘Klantbeheer’. Omdat de opdrachtgever zich niet op het platform bevindt, werkt het digitale accorderen anders. Je moet de offerte zelf exporteren en opsturen naar de opdrachtgever via e-mail of post.
Zodra de opdrachtgever de offerte goed- of afgekeurd heeft, kun je dit bij de offerte aangeven. Vervolgens kun je de goedgekeurde offerte omzetten in een automatisch op maat gesneden contract.
Bij het maken van een nieuwe offerte kies je bij de vraag “Maakt u gebruik van algemene voorwaarden voor uw dienstverlening?” voor de optie “Ja, algemene voorwaarden via helloprofs.nl”.
Op basis van de overige vragen stellen wij de algemene voorwaarden voor je samen. Binnenkort kun je verwachten dat helloprofs.nl deze voorwaarden nog beter toespitst op jouw branche en werkzaamheden.
De algemene voorwaarden worden automatisch bij de offerte gevoegd.
Je kunt een creditfactuur aanmaken door bij het menu op Facturen te klikken. Daar klik je op de knop “Creditfactuur aanmaken”. Hier kun je een nieuwe creditfactuur aanmaken.
Wanneer je een nieuwe creditfactuur hebt opgeslagen, staat deze onder “Crediteringen”.
Betaalmethoden
Wij maken gebruik van iDEAL. Wij ondersteunen nog geen credit cards en PAYPAL.
Als je een standaard gratis account hebt, kun je op elk moment upgraden naar een premium account. Klik hiervoor op de knop “Registreer nu!” en kies het premium pakket. Volg daarna de stappen om de upgrade te voltooien.
Ja het standaardpakket is echt gratis. Er zijn geen verborgen kosten.
Privacy
Wij vinden het belangrijk dat uw persoonlijke gegevens goed worden beschermd. Wij delen dan ook nooit persoonlijke informatie met derden. Klik hier voor onze privacy policy.
We gebruiken functionele cookies om ervoor te zorgen dat u niet steeds opnieuw in hoeft te loggen.
Naast functionele cookies gebruiken we cookies die, anoniem, het gedrag van onze bezoekers volgen. Zo kunnen we onze website blijven verbeteren, en weten we beter waar je als gebruiker naar op zoek bent.